Iskolai könyvtári munkanapló

Egyéves adósságomat szeretném evvel a bejegyzéssel törleszteni. Tavaly tanévkezdéskor a Facebook könyvtárostanárok által használt oldalán olvastam többektől, hogy szeretnének munkanaplót vásárolni. Többen is hozzászóltak a témához, volt aki megosztotta a saját maga által készített elektronikus nyilvántartását.
Könyvtáram 2008 óta nem vásárol a KELLÓ-tól nyomtatott munkanaplót, hiszen felesleges pénzt kiadni egy ilyen egyszerűen előállítható kiadványra. Akkor elkészítettem a munkanapló elektronikus mását, s azóta mindig azt használtam. A munkanapló borítóját Worddel, a táblázatos oldalakat Excellel terveztem meg. Kinyomtattam, aztán kitöltögettem a lapokat, majd összeadogattam az adatokat számológéppel. Tanév végén összefűztem, s annak rendje-módja szerint archiváltam munkanaplóként.
A számok összeadása hosszú, unalmas feladat, ráadásul nem kis figyelmet igényel. Nem is értem, hogy nem jutott eszembe már korábban, hogy egy "okos", magától számláló naplót készítsek! De szerencsére a tavalyi tanévkezdési facebookos bejegyzések beindították a fantáziámat, s elkészítettem az "okos" munkanaplómat. Akkor többeknek is elküldtem, visszajelzést azonban nem kaptam a használhatóságáról. Mivel én is használatba vettem, néhány hiba gyorsan elő is bukkant.
Ma végre vettem a fáradságot, s újult erővel nekibuzdultam, hogy javítsam, tökéletesítsem a munkanapló oldalait. Szeretném időben feltölteni, felajánlani használatra, hogy már tanév elején használatba lehessen venni.

A munkanaplóm a KELLO ősi naplója alapján készült, utánozva annak felépítését, betűtípusait stb. A munkanapló borítóját és címlapját Worddel készítettem. Letöltés után szerkeszthetőek az iskola adatai és az egyéb szükséges részek.

A munkanapló címlapjának letöltése innen

A belső, táblázatos részt Excellel készítettem. Ez annyiban tér el az eredeti nyomtatottól, hogy a tartós tankönyvek összesített kölcsönzési adatait is lehet benne rögzíteni. Az anyag három részből áll, a fájl egy-egy lapja tartalmazza ezeket:

1. Kölcsönzés - a látogatások és a kölcsönzések rögzítése, havonkénti bontásban
2. Foglalkozás - a könyvtárban tartott foglalkozások naplózása,
3. Összesítő - a látogatások, kölcsönzések, foglalkozások összesített adatai egy táblázatban.

A táblázatokat A4-es méretű papírra terveztem, az oldaltörések követik a lapok nagyságát.
A táblázatokban zároltam minden olyan cellát, amibe nem kell adatot írnunk. Így elkerülhető a táblázatok elrontása.

Az összegeket (természetesen) a program automatikusan számolja.
A látogatások, kölcsönzések, tartós tankönyvek összesített adatai automatikusan átemelődnek az Összesítő lap megfelelő celláiba, hogy a tanév végére pontos adatokhoz juthassunk.

A könyvtári foglalkozások nyilvántartását is érdemes elektronikusan vezetni, mert a résztvevők száma és a foglalkozások típusai "okosan" számlálódnak a munkalapon. Az összesítő táblázatban megjelenítendő havonkénti adatok rögzítésén egy kicsit el kellett töprengenem, hiszen iskolánként, tanévenként más-más a könyvtári órák száma és megoszlása. Nem volt más ötletem, mint egy segédtábla beillesztése, amit viszont magunknak kell kitöltenünk, azaz az adott hónapra vonatkozó néhány számot összeadnunk, s beírnunk.
A segédtábla celláihoz megjegyzéseket készítettem, amik a teendőket írják le. A foglalkozások számához tartozó utasítás / megjegyzés: Számoljuk össze, majd írjuk ide az adott hónapban, a könyvtárban tartott foglalkozások számát!. A létszám cellákhoz a feladat, az utasítás a következő: AutoSzummal vagy Szumma képlettel adjuk össze a hónapra vonatkozó létszámadatokat, vagy csak írjuk ide az összeadott összeget!. Ezek az adatok már automatikusan töltődnek be az összesítő lapon a megfelelő cellákba.
Nyomtatáskor ezt a segédtáblázatot nem kell kinyomtatni! A K oszlopba, minden oldalhoz tettem egy ugrópontot, hogy egyszerűen lehessen elérni a munkalap bármely részéről a segédtáblát (Ugrás a Segédtáblázathoz).

Az összesítő munkalapon 2 cella kivételével a teljes táblázat zárolt (kézzel nem tudunk adatot írni). Csak az olvasó tanulók és a könyvtárhasználó nevelők cellák mellé írhatjuk be a megfelelő számokat.

A letölthető táblázatos fájlba példaként beírtam néhány számot a kölcsönzés, és 3 foglalkozásra vonatkozó adatot a foglalkozás munkalapra. Érdemes megnézni az összesítő lapon, hogy miképp jelennek meg, emelődnek át a zárolt cellákba az adatok.
Ha megismerkedtünk a táblázatokkal, töröljük ki az adatokat! (Csak azokat az adatokat lehet kitörölni, amiket példaként pötyögtem be!) Mentsük el a "kiradírozott" táblázatos fájlt! Ez az üres fájl legyen az alapunk minden tanév elején! Minden tanév elején mentés máskénttel nevezzük át a most már saját munkanaplónkat, idén pl. Munkanapló_2018 névvel.

A munkanapló táblázatos részének letöltése innen

Tipp a nyomtatáshoz:
Megfelelő időközönként nyomtassuk ki a kitöltött oldalakat! Fájl menü, Nyomtatás, Aktív lapok, Oldalak: a megfelelő oldal száma

Remélem, hasznosnak és használhatónak találjátok a munkanaplómat! Ha kicsit szájbarágósra sikeredett a használati útmutató, akkor gondoljatok azokra, akiknek egy kicsit nehezebben megy az Excel használata!
Ha kérdésed merül fel, írj nyugodtan!

Jó munkát kívánok az új tanévben!